Meer doen en toch minder werkdruk

Hoe optimaliseer je je werkproces?
Meer doen met minder werkdruk: met REOBtimaal heb je de tools al in huis.

Een moeizaam werkproces of minder goede planning levert vaak spanning, stress en een gevoel van hollen-of-stilstaan op.
Verder hoor ik bij kleine onderhoudsbedrijven dat er soms geen tijd is vakantie te nemen.
Vaak -niet altijd- is dat best mogelijk als je maar je werkzaamheden goed plant.
En om dàt te kunnen doen, heb je informatie nodig.

REOBtimaal ondersteunt je al met een efficiënt werkproces, maar levert je ook de informatie die je nodig hebt om je planning te verbeteren:

1. Een overzicht van het aantal uit te voeren werklijsten, per maand, van het heden tot over een jaar.
2. Een overzicht van het aantal uit te voeren onderhoudsmomenten, per maand, per groep (Blusmiddelen, Noodverlichting en Droge blusleidingen) van het heden tot over een jaar.
3. Een overzicht van de komende uit te voeren werklijsten (of àlle werklijsten), op een geografische kaart.

1) Een overzicht van het aantal uit te voeren werklijsten, per maand

Hoofdmenu Rapporten -> Grafieken -> Werklijsten

Weet je hoe je jouw werklijsten hebt verdeeld over het jaar? Nee? Dan ben je niet de enige. Veel kleine REOB onderhoudsbedrijven hebben wèl een goede registratie van werklijsten, maar géén idee hoe deze verdeeld zijn over het jaar.
En dat is jammer. Want veel planningsproblemen zijn vaak relatief makkelijk op te lossen ….. met de juiste informatie.
Hollen of stilstaan? Dat is een planningsprobleem.
Relatief lang in de bus? Dat is vaak een planningsprobleem.
Niet op vakantie kunnen door de drukte? Ook dat is vaak een planningsprobleem.

Gebruik dit overzicht om globaal inzicht te krijgen in de verdeling van werklijsten in een jaar.
In het voorbeeld (zie afbeelding hierboven) zou het een stuk aangenamer zijn rond juli en oktober als er wat meer werklijsten naar juni en september verschoven konden worden.
het resultaat: In juni niet meer met de handen over elkaar en juli en oktober zijn niet meer zo gehaast.

Je kunt de grafiek laten opmaken op basis van het aantal werklijsten of op basis van totale duur. Gebruik je de duur, dan gebruikt REOBtimaal het veld Duur (in minuten) van de werklijst.

Dit werkt ook andersom: Wil je op vakantie in augustus? Zorg er dan voor dat je de werklijsten in die maand mijdt.
Dat dit blijkbaar niet een open deur is, blijkt wel uit het aantal collegae die zeggen moeite te hebben bij het plannen van een vakantie.

2) Een overzicht van het aantal uit te voeren onderhoudsmomenten, per maand

Hoofdmenu -> Rapporten -> Grafieken -> Onderhoudsmomenten

Gebruik dit overzicht om in te zoomen op het soort werkzaamheden dat uitgevoerd wordt. Het aantal werklijsten zegt namelijk iets over de benodigde beschikbaarheid maar het aantal te onderhouden materialen is een betere indicatie voor de hoeveelheid werk.
Veel korte werklijsten of veel lange werklijsten geven anders een vertekend beeld.
In dit overzicht zie je die verdeling op basis van het aantal te onderhouden materialen.

Gebruik dit overzicht om:

• Een betere verdeling te maken gebaseerd op het aantal onderhoudsmomenten (hoeveelheid werk)
• Een betere verdeling te maken gebaseerd op het type materiaal (gevarieerd werk)
• Als je verschillende medewerkers hebt voor het onderhoud van verschillende type materialen (blusmiddelen, droge blusleidingen), dan kun je hierop het werk verdelen.
• Nu je harde cijfers hebt over wat voor onderhoudsmomenten je bedrijf voornamelijk doet, kun je hier bijscholing, het aannamebeleid voor personeel of de marketing op aanpassen.

3) Een kaart met het overzicht van de komende uit te voeren werklijsten

Hoofdmenu -> Planning -> Kaart komende werklijsten

Zit je veel in de bus en heb je het gevoel dat je routering beter kan?
REOBtimaal helpt je door een kaart te tonen met daarop de locaties van werklijsten die in de komende 30 dagen uitgevoerd moeten worden.
De pinnetjes op de kaart hebben een kleur. Hoe groener de pin, des te meer tijd heb je nog om de werklijst uit te voeren.
Hoe roder de pin, des te minder tijd heb je nog.

Dit overzicht is uitermate handig als je de routes gaat plannen voor de komende dagen/maand.
Alhoewel je altijd moet blijven nadenken (vooruitdenken), zie je duidelijk dat groepjes bij elkaar gelegen rode pinnen een mooie route zouden kunnen vormen.
Nog een voordeel: de locaties op de routes die je vorig hebt gereden, hebben nu dezelfde kleur en zijn dus makkelijk bij elkaar te zoeken.

Als je op een pin klikt, krijg je een pop-up te zien met informatie over de datum, relatie en locatie van de werklijst. Ook kun je eenvoudig de werklijst, relatie of locatie opvragen van het uit te voeren onderhoud en je kunt meteen een nieuwe werklijst maken/plannen voor dit jaar als je dat nog niet gedaan had.

Wil je àl je relaties op de kaart zien? Kies dan hoofdmenu -> Rapporten -> Locatieskaart.